Kanban (-Boards)

Der Begriff “Kanban” stammt aus dem Japanischen und bedeutet “Karte” oder “Signal”. Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung von Aufgaben oder Arbeitsabläufen, die häufig in agilen Arbeitsmethoden verwendet wird.

Ein Board besteht klassisch aus drei Spalten, die den verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses entsprechen, wie z.B. “zu tun / Aufgaben”, “in Bearbeitung” und “erledigt”.  Manchmal wird eine vierte Spalte hinzugefügt. In der Grafik oben ist es die „zu überprüfen“.

Alle Aufgaben werden als Karten auf das Board gelegt und können von Spalte zu Spalte verschoben werden, um den Fortschritt zu verfolgen. Das Kanban-Board bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, den Status von Aufgaben oder Projekten zu visualisieren, die Prioritäten zu setzen und den Arbeitsfluss zu optimieren.

Die Grundprinzipien von Kanban sind:

1. Visualisierung: Der Arbeitsprozess wird auf einem Board visualisiert, das die verschiedenen Phasen zeigt, durch die Aufgaben gehen, von der Aufnahme bis zur Fertigstellung.
2. Begrenzung der Arbeitsinhalte (Work in Progress – WIP): Jede Spalte auf dem Board hat eine begrenzte Kapazität, um Überlastung und Engpässe zu verhindern. Dies fördert einen gleichmäßigen Arbeitsfluss.
3. Pull-System: Neue Arbeit wird nur dann in den Prozess gezogen, wenn Kapazität verfügbar ist. Das bedeutet, dass Teammitglieder nur dann neue Aufgaben übernehmen, wenn sie Kapazität dafür haben.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Teams werden ermutigt, ihre Prozesse ständig zu überprüfen und zu verbessern. Probleme und Engpässe werden aufgedeckt und behoben, um die Effizienz zu steigern.

Kanban eignet sich gut für Teams und Organisationen, die flexibel auf Änderungen reagieren müssen, da es sich leicht an unterschiedliche Arbeitsanforderungen anpassen lässt. Es ist besonders nützlich in Umgebungen, in denen die Arbeitslast und die Anforderungen variieren können.

Schule? Ausbildung?

Kanban-Boards können als Dokumentations- und Planungstool z.B. in Redaktions- und Statusmeetings genutzt werden – digital (beispielsweise auf Trello, TaskCards oder mit der APP „Deck“ auf einer selbstgehosteten Nextcloud) oder: an einer analogen Pinnwand.

Hier ist ein einfacher Entwurf auf Canva.com (von uns).